De medewerker doet het zelf
- Medewerker opent e-mail of formulier
- Gegevens en bijlagen handmatig nalopen
- Klant opzoeken of aanmaken in CRM
- Informatie overtypen
- Taak, planning of opvolging aanmaken
Praktijkvoorbeelden
Deze taken kun je automatiseren.
Gegevens uit klantmails overnemen, offertes maken en administratie bijwerken. Bekijk wat de software kan doen en wat je medewerker blijft controleren.
Uitgewerkte voorbeelden, geen klantresultatenWat doe je nu zelf?
Wat doe je nu zelf?
Wat kan de software overnemen?
Dit zijn uitgewerkte voorbeelden met fictieve gegevens. Bij een project vergelijken we de huidige werkwijze met de nieuwe, inclusief controle en het oplossen van fouten.
Voorbeeldproces
Klantgegevens uit een e-mail overnemen in je klantadministratie.
Voor bedrijven waar aanvragen via e-mail of formulieren binnenkomen en medewerkers dezelfde gegevens steeds opnieuw nalopen, overtypen en doorzetten.
Voorbeeld, geen klantcaseDe exacte automatisering hangt af van jouw proces, systemen en uitzonderingen.
De software voert uit
- Nieuwe aanvraag automatisch herkennen
- Gegevens en bijlagen uitlezen en structureren
- Ontbrekende informatie signaleren
- Een taak voor de medewerker aanmaken
- Medewerker controleert en geeft akkoord
Je medewerker beoordeelt
- Ontbrekende of twijfelachtige informatie
- Inhoudelijke uitzonderingen
- Definitief akkoord
Tijdens de test vergelijken we
- Tijd die medewerkers eraan besteden per aanvraag
- Fouten en herstelwerk
- Doorlooptijd en opvolging
Mogelijke systemen
- Webformulier
- CRM
- Planning
Geschikt om te onderzoeken als je veel vergelijkbare aanvragen krijgt.
Vooral interessant als medewerkers nu veel informatie kopiëren of steeds dezelfde controles uitvoeren.
Voorheenzelf uitgevoerd werk / week
Na automatiseringcontrole / week
Vrijgespeeldper week
Bekijk wat er al te proberen isVan klantmail
Van klantmail
tot afgeronde opdracht.
Dit scherm komt uit het interactieve kantoorvoorbeeld op deze website. De klantgegevens en tarieven zijn fictief. Je ziet hoe brongegevens, prijsregels, uitvoering en factuur op elkaar aansluiten.
Probeer ook de onvolledige aanvraag, een agenda-conflict en meerwerk. Na een wijziging aan de gegevens moet de offerte opnieuw worden gemaakt en gecontroleerd.
Vooraf afspreken
Hoe weet je of het werkt?
We meten eerst hoeveel tijd het werk nu kost en welke fouten ontstaan. Tijdens de test vergelijken we dat met de nieuwe werkwijze.
Tijd die medewerkers eraan besteden
Leg vast hoeveel tijd het team aan hetzelfde soort werk besteedt. Vergelijk de tijd vóór en tijdens de test. Tel ook de controle en het oplossen van afwijkingen mee.
Fouten en herstelwerk
Tel ontbrekende gegevens, onjuiste invoer en herstelacties. Controleer of fouten daadwerkelijk afnemen of alleen op een andere plek terechtkomen.
Doorlooptijd en opvolging
Meet de tijd tussen ontvangst en een bruikbare vervolgstap. Controleer ook of taken bij de juiste medewerker landen en worden opgevolgd.
Is het prettig om mee te werken?
Bespreek of het overzicht en de taakverdeling duidelijker worden. Extra controlewerk of onduidelijke meldingen tellen mee in de beslissing om door te gaan.
Zelf ervaren
Wil je zien hoe zo’n systeem aanvoelt?
Probeer het algemene kantoorvoorbeeld, of kies de volledige transport- of verhuisdemo.